Klubbens vedtægter
§1 Navn og hjemsted
Klubbens navn er Varde Aikido og har hjemsted i Varde kommune. Klubben er stiftet den 04.09.2003.
§2 Formål
Klubbens formål er at dyrke Tendo-ryu-Aikido, som er den stilart af Aikido, der trænes i det internationale forbund Tendo World Aikido, forkortet TWA. TWA er stiftet i 2008 af Kenji Shimizu, indehaver og grundlægger af Tendokan i Tokyo, Japan. Med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben er det endvidere Varde Aikidos formål at udbrede kendskabet til denne idræt, samt udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i klubben.
§3 Medlemskab
Som aktivt medlem kan bestyrelsen optage enhver person uanset dennes alder.
§4 Indmeldelse
Indmeldelse skal ske skriftligt på indmeldelsesblanket til klubbens formand/sekretær/kasserer. For medlemmer under 18 år skal indmeldelsesblanketten underskrives af forældre eller værge. Indmeldelsen er bindende for den træningssæson, hvori indmeldelsen finder sted og medlemmet anses for optaget i klubben, når første medlemskontingent er indbetalt.
§5 Udmeldelse
Udmeldelse skal ske skriftligt til kassereren med en måneds varsel til udgangen af en træningssæson. Forinden udmeldelse kan finde sted, skal evt. økonomisk mellemværende med klubben være afsluttet.
§6 Kontingent
Kontingentets størrelse fastsættes af bestyrelsen og ændringer heri fremlægges på den kommende ordinære generalforsamling. Til kontingentet opkræves tillige årligt obligatorisk TWA gebyr til dækning af medlemskab af Tendo World Aikido, Tokyo, Japan. Gebyret opkræves hos seniormedlemmerne i januar måned. Juniormedlemmer er ikke medlemmer af TWA, men kan ansøge herom på lige fod med seniorerne. Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen.
§7 Restance
Kontingentet skal være betalt senest ved udgangen af forfaldsmåneden.
§8 Udelukkelse og eksklusion
Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel strider mod klubbens vedtægter eller medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter. Såvel i sager om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. Begrundelsen for, og varigheden af, en udelukkelse eller eksklusion skal altid angives skriftligt til medlemmet. I sager om eksklusion kan medlemmet gøre krav på, at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. En generalforsamlings afgørelse af en eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af klubbens vedtægter.
§9 Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af 1. kvartal. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 4 ugers varsel med opslag i klubbens lokaliteter og i evt. klubblad, hjemmeside, avisannoncering eller ved fremsendelse pr. post/løbeseddel til medlemmerne. Indkaldelsen skal indeholde foreløbig dagsorden og de evt. indkomne forslag. Forslag som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest 2 uger før generalforsamlingens afholdelse. Adgang til generalforsamlingen har alle klubbens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde. Stemmeret har alle aktive medlemmer, som ikke er i kontingentrestance. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.
§10 Dagsorden for den ordinære generalforsamling
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal i lige årstal mindst omfatte følgende punkter:
1) Valg af dirigent
2) Valg af referent
3) Formandens beretning fremlægges til godkendelse.
4) Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse.
5) Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år.
6) Behandling af indkomne forslag
7) Valg af formand
8) Valg af suppleant til bestyrelsen
9) Valg af revisor
10) Eventuelt
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal i ulige årstal mindst omfatte følgende punkter:
1) Valg af dirigent
2) Valg af referent
3) Formandens beretning fremlægges til godkendelse.
4) Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse.
5) Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år.
6) Behandling af indkomne forslag
7) Valg af kasserer
8) Valg af sekretær
9) Valg af suppleant til bestyrelsen
10) Valg af revisor
11) Eventuelt
§11 Generalforsamlingens ledelse m.v.
Dirigenten leder generalforsamlingen.
Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Dog kræver vedtægtsændringer og klubbens opløsning 2/3 flertal. Valgbare til bestyrelsen er medlemmer som er fyldt mindst 15 år på dagen for valget. For at et medlem kan modtage valg til posten som formand eller kasserer skal medlemmet være fyldt 18 år senest på dagen for valget. Fraværende, valgbare medlemmer kan vælges, når der foreligger skriftligt tilsagn om, at medlemmet vil modtage valg til den foreslåede post. Begærer et medlem skriftlig afstemning om et punkt, skal dette imødekommes.
§12 Ekstra ordinær generalforsamling
Ekstra ordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst ¼ del af de stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for bestyrelsen begærer ønske herom med angivelse af de emner, som ønskes behandlet.
Bestyrelsen skal da indkalde til generalforsamlingen med samme varsel som ordinær generalforsamling, således at den Ekstra ordinære generalforsamling afholdes senest 5 uger efter bestyrelsen har modtaget begæringen.
Dagsordenen skal indeholde punkt 1 og 2 fra den ordinære generalforsamling samt som efterfølgende punkter, de emner, som ønskes behandlet.
§13 Bestyrelsen – Valg
Bestyrelsen er klubbens daglige ledelse og repræsenterer klubben i alle forhold.
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.
Beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt flertal.
Bestyrelsen består af en formand, en kasserer og en sekretær.
Formanden er på valg i lige år og kasserer og sekretær er på valg i ulige år.
Formanden og kassereren skal være personlig myndige i forhold til dansk ret.
Træder et medlem af bestyrelsen ud før ordinær generalforsamling, indkaldes suppleanten og bestyrelsen konstituerer herefter sig selv på ny.
§14 Forretningsorden og tegningsret
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 2/3 af dens medlemmer, heriblandt formanden, er tilstede.
Alle beslutninger på et bestyrelsesmøde skal føres til protokol. Klubben tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner over dkr: 10.000,- (titusinde) kræves underskrift af formand og kasserer i forening. Lånoptagelser på mere end dkr. 5000,- (femtusinde) skal godkendes på en generalforsamling.
Underskriftsberettigede på bank og giro konti er kun formanden og kassereren.
§15 Regnskab
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Bestyrelsen skal inden årets ordinære generalforsamling afgive driftsregnskab for det foregående år og status pr. 31. december til revisoren, således at det er klar til fremlæggelse på generalforsamlingen, som afholdes i årets første kvartal. Regnskabet skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift.
Ligeledes skal årets regnskab være underskrevet af hele bestyrelsen. Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab, bilag og kassebeholdninger.
§16 Klubbens opløsning
Bestemmelse om klubbens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særlig indkaldt ekstra ordinær generalforsamling. For at en opløsning af klubben kan finde sted, skal 2/3 dele af de stemmeberettigede medlemmer på generalforsamlingen stemme for denne beslutning. Efter klubbens opløsning tilfalder evt. aktiver og passiver klubben måtte have, efter at have betalt sine kreditorer, herefter i en ligelig fordeling til de på ethvert tidspunkt eksisterende Tendoryu Aikido søsterklubber i Danmark.
Disse vedtægter er godkendt på Varde Aikido’s stiftende generalforsamling, den 04.09.2003.
Ændret på 1. ordinære generalforsamling, den 04.03.2004.
Ændret på ekstra ordinær generalforsamling, den 04.09.2006.
Ændret på 7. ordinære generalforsamling, den 01.02.2010.
Ændret på 9. ordinære generalforsamling, den 21.03.2012.